In meinen zwei vorigen Artikeln zur Pomodoro-Technik und zur Eisenhower-Technik habe ich beschrieben, wie man diese beiden Zeitmanagement-Methoden dafür nutzen kann, Zeit für Aufgaben, Lernen, Vorbereitungen effektiv zu nutzen bzw. auch wie man Prioritäten setzen und Aufgaben nach seiner Wichtigkeit reihen kann. Was ist aber, wenn einfach viel zu viel auf der To-Do-Liste steht?
Viel zu viel auf der To-Do-Liste?
Mut zur Lücke wäre hier eine Möglichkeit. Sie fragen sich „einfach etwas weglassen?“. Ja genau, das wäre der Plan. Und das geht nicht nur in Bezug auf das Studium, sondern auch im Job, bei Freunden oder bei der Familie!
Mut zur Lücke – aber wie?
Wie finde ich aber heraus, welche Aufgaben, Treffen, Meetings, Lernstoff ich „weglassen“ kann? Das ist wohl der Knackpunkt. Manche Dinge fallen Ihnen sicher sofort ein, die man ohne größere Konsequenzen weglassen kann, damit man sich auf wesentliche, wichtige oder auch sehr dringende Aufgaben fokussieren kann. Damit meine ich aber nicht, keinen Sport mehr zu machen, auf gesundes Essen zu verzichten oder sich keine Zeit für sich selbst zu nehmen! Das wäre wohl der falsche Weg!
Eine Möglichkeit wäre hier eine Risikoanalyse zu machen und mit einer Risikomatrix zu arbeiten. Diese Methode wird häufig im Projektmanagement angewendet und soll Risiken sowie Auswirkungen im Projekt beschreiben und deren Eintrittswahrscheinlichkeit abschätzen. Die bildliche Darstellung in einer Matrix kann bei der Einschätzung helfen, welche Aufgaben, Tätigkeiten, etc. Priorität haben und unbedingt erledigt werden sollten und welche vielleicht nur mit einer geringen Wahrscheinlichkeit auftreten und auch mit keinem großen Risiko verbunden sind. Genau hier wäre in Bezug auf „Mut zur Lücke“ sinnvoll anzusetzen.
Risikoanalyse mittels Ampelsystem
Vielleicht noch kurz zur Erklärung: Die Risikomatrix folgt im Normalfall einem Ampelsystem:
- Grün bedeutet ein geringes Risiko für das Auftreten von schwerwiegenden Konsequenzen oder keine hohe Auftrittswahrscheinlichkeit. Das könnte zum Beispiel sein, wenn Sie beim Lernen für eine Prüfung zwei Unterkapitel weglassen, sonst aber alles können.
- Gelb heißt, dass Konsequenzen auftreten könnten, bzw. die Wahrscheinlichkeit dazu steigt. Das könnte der Fall sein, wenn Sie von acht Kapiteln, die zu einer Prüfung kommen, drei bis vier nicht besonders gut gelernt haben, aber die anderen gut vorbereitet haben.
- Rot ist gleich zu setzen mit hohem Risiko sowohl, dass „es“ passiert als auch dass mit negativen Konsequenzen gerechnet werden muss. Ja, das Risiko würde ziemlich stark steigen, wenn Sie gar nichts für eine Prüfung gelernt haben, oder den Stoff nur kurz überfolgen haben.
Was ist auf jeden Fall bei dieser Methode zu berücksichtigen? Es sollte immer wieder kontrolliert werden, ob sich an der Auftrittswahrscheinlichkeit oder den zu erwartenden Konsequenzen etwas geändert hat, damit es dann nicht zu bösen Überraschungen kommt.
Mehr Luft zum Atmen
Verstehen Sie mich nicht falsch, grundsätzlich bin ich dafür, Aufgaben, Tätigkeiten, etc., die zu tun sind auch zu erledigen, aber wenn es nicht anders geht und einfach für zu viel zu wenig Zeit ist, dann einfach einmal ein Risiko eingehen und etwas mit geringer Auftrittswahrscheinlichkeit bzw. keinen schlimmen zu erwartenden Konsequenzen weglassen und überraschen lassen, ob dadurch die Welt untergeht oder vielleicht doch eher mehr Luft zum Atmen übrig bleibt.
Für die, die diese Matrix einmal ausprobieren möchten, hier eine Vorlage.
