Tradition trifft auf Moderne, auch so könnte der Titel dieses Blogartikels lauten. Das Rechnungswesen, das seit vielen Jahrhunderten Traditionen und Regelwerke hat, welches sich hauptsächlich durch steuerliche Anpassungen neu definiert, sich aber in normalerweise vorgefertigten Bahnen bewegt, scheint sich jetzt doch entscheidend zu verändern. Digitalisierung und Automatisierung hielten schon vor geraumer Zeit Einzug in das betriebliche Rechnungswesen. Automatische Belegübernahmen durch Schnittstellen sind seit vielen Jahren bekannt. Auch Optical Character Recognition (OCR) Software, welche Belege in Form von Texten erkennt und umwandelt, um diese digital zu verarbeiten gibt es bereits in vielen Buchhaltungsabteilungen.
Aber was hat es nun mit der KI oder AI oder anderen Instrumenten und Systemen im Rechnungswesen auf sich? Gibt es die schon? Braucht es die vielleicht? Wo steuern wir hin?
Durch all den technologischen Fortschritt verändern sich nicht nur die Aufgaben, sondern auch die damit zusammenhängenden Kompetenzen im Bereich des Rechnungswesens. So ist es schon jetzt wichtig dafür zu sorgen, dass die zukünftigen Mitarbeiter*innen im Rechnungswesen gut ausgebildet sind und genau diese Kompetenzen innehaben, die es für die neuen Ansprüche braucht. Aber was hat sich eigentlich verändert?
Was bewegt die Digitalisierung?
In einer aktuellen Studie der KPMG Deutschland (2024, S. 14) gaben mehr als 20 % der befragten Unternehmen an, dass Sie bereits drei große Themen im Bereich Digitalisierung umgesetzt haben. Das ist zum einen die Homogenisierung der Systemlandschaften, also eine Vereinheitlichung aller angewandten Systeme im Unternehmen, weiters geht es aktuell um die papierlose Buchhaltung (z.B. OCR-Texterkennung) und als drittes wird die Abschaffung der Legacy-Systeme (Altsysteme) genannt. Diese und weitere Themen, wie Schaffung einer einheitlichen Datenbasis oder Management der Stammdatenqualität und auch Standardisierung des Workflows, sind bei vielen Unternehmen bereits in Teilbereichen umgesetzt.
KI und ein möglicher Nutzen
Ein wenig anders sieht es aus beim Einsatz von KI im Bereich Buchhaltung. Nur etwa 15 % (KPMG AG, 2024, S. 18) der befragten Unternehmen nutzen lernende Systeme, wie zum Beispiel Chat-GPT. Dies kann zum einen daher kommen, dass es sowohl interne wie auch externe Barrieren zur Einführung von KI in Unternehmen gibt. Eine Studie der OECD (2021, zitiert in Grünbichler & Salimbeni, 2023, S. 56) zeigte auf, dass sowohl hohe Kosten wie auch eine gewisse Unsicherheit, wie KI genutzt werden kann, mögliche Barrieren für die Einführung von KI sein können. Ebenso ist es wichtig, die Mitarbeitenden und Führungskräfte sowohl in den entsprechenden Kompetenzen zu schulen wie auch das Verständnis für KI zu entwickeln und vertiefen.
Gerade in der Buchhaltung, wo eben historisch verankert die manuelle und transaktionale Tätigkeit immer im Vordergrund stand, jetzt aber automatisierte Workflows und technologiebasierte Prozesse Einzug halten, gerade hier soll nun auch noch KI eingesetzt werden. Führungskräfte sehen die vorwiegende Tätigkeit im Rechnungswesen über kurz oder lang dort, dass die Mitarbeiter*innen sich mit kontrollierenden Aufgaben beschäftigten. Es wird also der Schwerpunkt der Tätigkeit in der Kontrolle und Qualität liegen (KPMG AG, 2024, S. 16).
Aber wie geht es den Mitarbeitenden im Unternehmen mit der Aussicht auf den Einsatz von KI? Genau diese Frage zu KI im Rechnungswesen wurde von der TU Graz (Greimel & Grünbichler, 2023, S. 64) an die Mitgliedschaft des österreichischen Bilanzbuchhalterklubs gestellt. Die Forscher*innen erhoben Variablen zu wahrgenommener Nützlichkeit und Benutzerfreundlichkeit, ebenso aber die Einstellung zu Technologie und Erfahrungen (2023, S. 65). Sie zeigten auf, dass die befragten Personen den Einfluss von KI durchaus positiv auf ihre Job-Performance bewerten. Es zeigt sich aber, dass Personen unter 41 Jahren positiver über KI urteilen als ältere Arbeitnehmer*innen. Allerdings berichtet die Studie auch, dass 37 % der befragten Personen noch gar keine Erfahrung mit KI im Rechnungswesen haben.
Zukunftsrollen im Rechnungswesen
Laut KPMG (2024, S. 31) ist sehr deutlich zu erkennen, dass sich das Rechnungswesen verändert hat. 78% der befragten Unternehmen bestätigen, dass sich die Prozesse und Arbeitsabläufe durch die Digitalisierung optimiert haben. Ebenso bestätigen 65 %, dass sich die Rollenprofile der Mitarbeitenden verändert haben und fast gleichlautend auch deren Fähigkeiten. Forscher*innen der FH Oberösterreich (Leitner-Hanetseder, Eisl, Lehner & Forstenlechner, 2020) berichten über das Future Finance Team und definieren anhand der Persona-Methode die Mitarbeitenden der Zukunft im Rechnungswesen. Diese Rollenbilder beinhalten nach wie vor den/die Buchhalter*in und Controller*in, aber genauso Business Data Analysts, Compliance Officers oder Sustainability Manager*innen. Sie fügen aber auch die Rolle des Software Roboters hinzu, der das Team im Accounting voll und ganz unterstützt und rund um die Uhr Informationen verknüpft und Prognosen erstellt. Durch diese bunte Zusammensetzung der zukünftigen Teams im Rechnungswesen wird aber auch die Notwendigkeit sichtbar, einen Kompetenzkompass (Leitner-Hanetseder et al., 2020, S. 24) und Aus- und Weiterbildungswege zu entwickeln.
Es ist also bereits eindeutig zu sehen, der digitale Wandel hat das Rechnungswesen und speziell auch die Buchhaltungsabteilungen schon im Fokus. Noch sind die Unternehmen sehr unterschiedlich in Ihren Weiterentwicklungsschritten im Bereich Automatisierung und Digitalisierung. Durch KI wird sich aber auch noch weiter Einiges in der Welt der Zahlen ändern. Es bleibt auf jeden Fall noch spannend, was die KI im Rechnungswesen bewirkt und wie die Rollenbilder im Rechnungswesen in Zukunft aussehen werden.
Literatur:
KPMG AG (2024). Digitalisierung im Rechnungswesen – Studienausgabe 2023/2024, 47.
OECD (2021). The Digital Transformation of SME´s: OECD Studies on SME´s and Entrepreneurship, paris: OECD Publishing, https://doi.org/10.1787/bdb9256a-en
